8 Wesentliche Dokumentations-Regeln für Selbstständige

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Wenn Sie ein Geschäft beginnen, die Speicherung großer Datensätze wahrscheinlich nicht oben auf Ihrer to-do-Liste. Die meisten neuen Unternehmer sind so fixiert auf das finden von Kunden und den Aufbau von Umsatz, alles andere nimmt einen Rücksitz.

Aber ob Sie Aufzeichnungen, oder nicht, ist es eine der wichtigsten Pflichten, die Sie haben, wenn man selbstständig ist. Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt davon ab, wie Sie Daten verwalten, Konto für finanzielle Transaktionen, speichern und abrufen von Datensätzen.

8 Tipps für Unternehmer zu Halten Gute Aufzeichnungen

  1. Trennen Sie Ihr Geschäft aus persönlichen Ausgaben

  2. Holen Sie sich ein separates Konto für Ihr Unternehmen

  3. Finden Sie ein accounting-system geeignet, um Ihr Geschäft

  4. Haben Sie einen backup-plan

  5. Verwenden Sie die Nachweisführung zu vereinfachen Steuer-Vorbereitung

  6. Bekomme immer Quittungen für die Werbungskosten

  7. Wissen, wie lange Sie Ihre Geschäftsunterlagen

  8. Holen Sie sich Hilfe von einem Profi

Befolgen Sie diese acht führen von Aufzeichnungen Regeln, um konform zu bleiben mit dem IRS und besser zu verstehen Ihr Geschäft-jetzt und in der Zukunft.

1. Trennen Sie Ihr Geschäft aus persönlichen Ausgaben

Richtig verfolgen Geld, der bewegt sich in und aus Ihrem Unternehmen, alle Finanztransaktionen sollten gehalten werden, in Ihrer eigenen Buchführung. Diese Trennung ist wichtig, so können Sie problemlos überwachen den Fortschritt Ihres Unternehmens, für die Zukunft planen, und erstellen Abschlüsse für einen bestimmten Zeitraum, z.B. monatlich oder jährlich.

Die Straße hinunter, wenn Sie wollen, um die Arbeit mit Partnern und Investoren oder verkaufen Ihr Unternehmen, mit der richtigen finanziellen Aufzeichnungen und Berichte unerlässlich. Darüber hinaus müssen Sie gute Aufzeichnungen für genaue bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Steuer-Vorbereitung.

Ohne eine ordnungsgemäße Buchführung-system, tracking-details Ihres Unternehmens und im Einklang mit dem Gesetz nahezu unmöglich.

Keeping genaue Geschäftsdaten ermöglicht das identifizieren der Quellen von Einkommen, track steuerlich abzugsfähige Ausgaben, und bereiten Sie verschiedene Steuererklärungen. Die Quintessenz ist, dass ohne ein angemessenes Dokumentations-system, tracking-details Ihres Unternehmens und im Einklang mit dem Gesetz nahezu unmöglich.

2. Holen Sie sich ein separates Konto für Ihr Unternehmen

Der einfachste Weg, um Ihre persönlichen und geschäftlichen Transaktionen zu trennen ist, um ein Bankkonto für Ihr Unternehmen. Es ist, wo Sie zahlen Sie Ihre business Umsatz und Abzug aller Betriebsausgaben.

Beachten Sie, dass die meisten business-accounts sind darauf ausgelegt, eine große Anzahl von Transaktionen. Sie bieten auch eine Vielzahl von services, wie zum Beispiel Linien von Kredit-und sweep-Konten, die Guthaben über eine bestimmte Summe auf ein separates Konto.

Der einfachste Weg, um Ihre persönlichen und geschäftlichen Transaktionen zu trennen ist, um ein Bankkonto für Ihr Unternehmen.

Die zusätzlichen business-banking-Dienstleistungen kommen mit relativ hohen monatlichen Gebühren im Vergleich zu einem persönlichen Girokonto, der kann frei sein. Also, wenn Sie gerade erst anfangen, ein Geschäft, oder Sie haben nicht viele Geschäfte, Sie entscheiden sich vielleicht für eine zweite persönliche Girokonto bei Ihrer bestehenden bank. Auch wenn der account ist technisch nicht in den Namen Ihres Unternehmens, können Sie wählen, um verwenden Sie es nur für business.

Eine weitere option für solopreneurs, die haben in der Regel einige Geschäfte, ist die Verwendung Ihrer vorhandenen persönlichen Girokonto für Ihr Unternehmen, aber werden sorgfältige über die Kennzeichnung von business-Elemente. Das ist, was ich Tue. Es gibt eine Einschränkung—wenn Sie nicht sehr gründlich über die Identifizierung von geschäftlichen Transaktionen, diese Methode ist nicht für Sie.

Das gleiche gilt für die Verwendung der Kreditkarte für geschäftliche Zwecke. Beantragen können Sie die Karte in Ihrem Geschäft den Namen zu behalten, diese Kosten vollständig zu trennen. Oder Sie können den Kauf von business-Elemente, die auf einem persönlichen Kredit-Karte, solange Sie sicherstellen, dass Sie richtig gekennzeichnet.

Meine bank-und Kreditkarten-Transaktionen importiert werden, die automatisch in die Buchhaltung-software, wo ich regelmäßig ordnen Sie Kategorien zu. Alle Einnahmen und Ausgaben sind klar beschriftet, so kann ich schnell laufen, Geschäfts-Berichte und halten sich mit Steuer-und Verwandte Elemente.

3. Finden Sie ein accounting-system geeignet, um Ihr Geschäft.

Apropos Buchhaltung, empfehle ich, dass jeder Unternehmer nutzen ein EDV-system. Wenn Sie beginnen, wie ein solopreneur oder ein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern, die Sie wahrscheinlich brauchen ein einfaches Programm. Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie es erweitern, wenn Sie benötigen zusätzliche Funktionen wie detaillierte tracking-und-reporting.

Freshbooks ist eine cloud-basierte system-und app-für kleine Unternehmen, die es Ihnen ermöglicht die Automatisierung von Aufgaben wie die Fakturierung, Organisation von Spesen, Zeiterfassung, Zahlungen akzeptieren, und follow-up mit Kunden. Sie können sich in ein starter-Paket für etwa $10 pro Monat.

Die meisten small business accounting Programme sind einfach zu bedienen, auch wenn Sie nicht ein Buchhalter.

Quickbooks ist eine robuste desktop-oder cloud-basierte software, die kommt in einer Vielzahl von Produktvarianten. Es ist geeignet für kleine und mittlere Unternehmen. Quickbooks kann behandeln jede Aufgabe, einschließlich der Budgetplanung, – tracking-Vermögenswerte, Inventar, Umsatzsteuer -, und tracking-auto-Laufleistung. Die Preise variieren von $7 pro Monat bis zu einem top-end-software-version mit viel Flexibilität für knapp über $1.000.

Die meisten small business accounting Programme sind einfach zu bedienen, auch wenn Sie nicht ein Buchhalter. Sie in der Regel erlauben Ihnen, Bilder hochladen von belegen und Dokumenten und importieren Sie automatisch Daten aus Finanzinstituten.

Bevor Sie einen großen Kauf von software, stellen Sie sicher, dass das Programm verarbeiten kann alle Ihre Bedürfnisse, wie die Abrechnung für das Projekt Zeit, das sammeln und die Zahlung der lokalen Umsatzsteuer, wenn mehrere Benutzer und akzeptieren von online-Zahlungen.

4. Haben Sie einen backup-plan

Ein Vorteil bei der Verwendung einer cloud-basierten system, statt die Installation von software auf einem lokalen computer ist, dass Sie weniger wahrscheinlich, dass Daten verloren gehen. Online-Programme aktualisieren und speichern automatisch in den hintergrund. Plus, können Sie den Zugriff auf Ihre Geschäftsdaten von überall Sie eine Internetverbindung haben.

Der Nachteil eines online-accounting-system ist, dass Sie müssen eine monatliche Gebühr bezahlen, um Zugang zu Ihren Daten. Plus, wenn Sie nicht über einen Internetzugang verfügen, können Sie nicht Ihre Daten.

Mit der software, Sie einmal zu kaufen und dann besitzen Sie das Programm und die Daten, die Sie Hinzugefügt haben, es. Nur sicher sein, sichern Sie alle Buchhaltungs-software mit einer separaten Festplatte oder über einen remote-server, wie Amazon S3. Das macht es weniger wahrscheinlich, dass ein computer-Ausfall oder software-Panne verlieren Sie Ihre geschäftlichen Daten.

5. Verwenden Sie die Nachweisführung zu vereinfachen Steuer-Vorbereitung

Wie ich bereits erwähnt, dass eine solide business-Aufzeichnungen ist entscheidend für die genaue Anmeldung und Zahlung verschiedener Arten von Bundes -, Landes-und lokalen Steuern. Jedes Unternehmen muss Einkommenssteuer zahlen, und einige müssen zahlen, andere Arten, wie zum Beispiel die geschätzte vierteljährliche Einkommenssteuer, selbst Lohnsteuer, Umsatzsteuer und Lohnsteuer. Nicht beiseite genug Geld zu verdienen, Steuern zu zahlen, ist ein häufiger Fehler, dass viele neue solopreneurs und kleine Unternehmen machen.

Wenn Sie für sich selbst arbeiten, Sie sind verantwortlich für die Zahlung 100% der Steuerschuld.

Denken Sie daran, dass, wenn Sie Mitarbeiter sind, alle Ihre Steuern, einschließlich der federal und state income tax, Social Security und Medicare, vorenthalten von Ihrem Netto-Gehaltszahlungen. Plus, Ihr Arbeitgeber zahlt einen Teil von Ihnen für Sie. Aber wenn Sie für sich selbst arbeiten, Sie sind verantwortlich für die Zahlung 100% der Steuerschuld.

Die IRS ermöglicht es Ihnen, eine beliebige Dokumentations-system, das Sie mögen, solange es klar und deutlich zeigt Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben. Viele EDV-Systeme sind die Fähigkeit zur Ausgabe von Steuer-Formulare, die die Hersteller und Ausführung-Jahresabschluss-Buchhaltung-Berichte.

6. Bekomme immer Quittungen für die Werbungskosten

Während Selbständigkeit bedeutet, du bist verantwortlich für die Zahlung mehr Steuern als ein Angestellter, der Vorteil ist, dass Sie behaupten, viele Abzüge. Ein Steuerabzug reduziert sich der Betrag von Ihrem zu versteuernden Einkommen, das senkt die Höhe der Bundes-und staatlichen Steuern, die Sie zahlen müssen.

Wenn die IRS audits alle Ihre Steuererklärungen, die Sie können aufgefordert werden, zu erklären, wie genau Sie berechnet die Steuern, die Sie bezahlt.

Aber der Beweis, dass Sie eine gültige Steuer-Abzug ist auf Sie. Das bedeutet, dass Sie halten müssen Belege, wie Quittungen, Rechnungen und Zahlungen an die Mitarbeiter. Allerdings können Sie diese wichtigen Dokumente Digital statt Papier-Datensätze, wenn Sie es wünschen.

Wenn die IRS audits alle Ihre Steuererklärungen, die Sie können aufgefordert werden, zu erklären, wie genau Sie berechnet die Steuern, die Sie bezahlt. Also, wenn Sie eine business-Kosten, sicher sein, um die Beschriftung Ihrer Unterlagen oder eine Beschreibung hinzufügen, die in Ihrer Buchhaltung Programm zu helfen, denken Sie daran Ihre geschäftlichen Zwecke.

Im Allgemeinen ist die IRS akzeptiert Kreditkarte Aussagen als Beweis für Spesenabrechnungen. Aber je mehr Details Sie haben in Ihrem Dokumentationssystems, desto besser. Versuchen Sie, in die Gewohnheit der Aufnahme von Fotos von Quittungen und hochladen Sie Sie zu Ihrem EDV-Programm oder speichern Sie Sie in einem online-filing-system. Mit einem kompletten Satz von Papier-oder elektronischen Unterlagen wird ein business-Steuer-audit schneller gehen und vermeiden Sie eventuelle Strafen.

7. Wissen, wie lange Sie Ihre Geschäftsunterlagen

Zusätzlich zu halten eine gute Geschäftsunterlagen Unternehmer müssen wissen, welche Regeln für Sie zu halten. Nach der IRS, small business Steuererklärungen müssen in der Regel gehalten werden, für drei Jahre, mit den folgenden Ausnahmen:

  • Wenn Sie Mitarbeiter haben, halten Sie die Datensätze für vier Jahre

  • Wenn Sie Einkommen underreport, Aufzeichnungen für sechs Jahre

  • Wenn Sie behaupten, ein Verlust von Wertpapieren oder schlechte Schulden, Aufzeichnungen für sieben Jahre

  • Wenn Sie eine betrügerische zurückzukehren, halten Sie die Datensätze auf unbestimmte Zeit

Anstatt sich aufgehängt auf unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, empfehle ich, dass Sie alle Grundlagen abzudecken, indem Sie alle Geschäfts finanziellen Aufzeichnungen für sieben Jahre. Wenn Sie digitalisieren, es ist leicht zu lagern, Sie auf unbestimmte Zeit auf einer Festplatte oder cloud-basierte storage-system. Wenn man geprüft, wird die IRS können Sie akzeptieren, elektronische Aufzeichnungen aus den meisten Buchhaltungs-software-Programme.

8. Holen Sie sich Hilfe von einem Profi

Die meisten Unternehmer sollten sich mit einem Steuerberater oder CPA zu verstehen, steuerlichen Anforderungen und erhalten Sie Hilfe bei der Einrichtung einer Buchführung und führen von Aufzeichnungen system. Finden, der sich mit Ihrer Branche oder die Art der Arbeit, die Sie tun.

Wenn Sie keine Zeit haben, zu verwalten Ihre finanziellen Aufzeichnungen, ein Buchhalter oder Buchhalter können damit umgehen, für eine monatliche Gebühr. Oder Sie können zahlen, einen Steuerberater für Jahres-end-Steuer-Vorbereitung-services, die ist, was ich Tue.

Darüber hinaus haben Sie eventuell weitere Unterlagen oder Verträge zu halten, für rechtliche Zwecke. Sie können überprüfen Sie mit einem Anwalt für gesetzliche Bestimmungen und Verjährungsfristen in Ihrem Bundesland.

Wie viele administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit, die Verwaltung Ihrer Bücher und Aufzeichnung erfordert Disziplin. Auch wenn Sie vielleicht nicht genießen Sie es, wenn Sie diese Regeln befolgen, werden Sie ärger, sparen Sie Zeit und Steuern, und einen reibungslosen Betrieb das ganze Jahr lang.

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