Hvordan Planlegge Riktig med Tidsfrister og Milepæler

0
58

I dag kommer vi til å utforske hvordan man skal håndtere med å falle bak på et prosjekt. Når vi alle levde lykkelig i naturen. Vi vandret fra tre til tre og spiste frukt, tok ned en og annen sabel-toothed tiger, og generelt frydet seg på det som naturen ga. Livet var bra! Det var også kort. Veldig kort. For kort. Noe måtte endres.

Og gjorde noe. De gamle Babylonerne oppfunnet vitenskap. Spesielt, sol ringer. Til sist, vi kunne holde styr på tid og koordinere våre aktiviteter på en måte som aldri før mulig. Vi kunne bygge pyramidene, og sørg for at de små bitene på topp kom når vi var klare, etter at vi hadde allerede satt på plass brikkene på bunnen. Livet var bra (i hvert fall, hvis det var du som var Farao).

Og selvfølgelig, kroningen prestasjoner av våre nyvunne evne til å kontrollere tid, er at for første gang i menneskets historie, og vi kan gå glipp av en frist. Det er åpnet opp for den menneskelige rase til et nytt spekter av følelser, alt fra skam, sinne, fortvilelse og frustrasjon. Den menneskelige opplevelsen var vokser ved sprang og grensene.

Du kan holde deg fra å drukne i skam av ubesvarte frister med et par enkle prosjektledelse triks.

Sørg For At Dine Planer Er Realistiske

Du kan bare falle bak hvis du har angitt en milepæl i første omgang. Antagelig har du en frist fordi planprosessen inngår en grundig vurdering av hva som må gjøres for å nå dine leveransen. Hvis du har tenkt å strikke din shmoopie noen spennende undertøy for sin bursdag, undertøy bedre å bli ferdig med den tiden bursdag ruller rundt.

Når du ser ut av ditt prosjekt, sørg for at du velger realistiske tidsfrister. Hvis du har aldri klart å strikke spennende undertøy i mindre enn to måneder, planlegger å komme i gang minst som langt på forhånd.

Angi Mellomledd Tidsfrister

Sammen med den endelige tidsfristen, kan du velge et par milepæler som vil la deg vite at du har gjort fremskritt. Fire uker, bør du ha fullført linning og ett bein av undertøy. Hvis du savner at fristen, vil du vite tidlig at du trenger å skru dem strikkepinner i høygir.

Urealistisk Fristen? Mislykkes Tidlig!

Dette høres fint og dandy. Men bare mellom oss, spisse-haired sjefen sannsynligvis gjør tidsplaner, uten egentlig å konsultere noen som vet hvor lang tid ting faktisk tar. De krever umulig resultater med urealistiske tidsfrister.

Så sett en middels milepæl for den første gang du tror du vil være i stand til å vise at planen var absurd, latterlig uoppnåelig. På den måten, sjefen din vil bli tvunget til å konfrontere urealistisk tidsplan så tidlig som mulig, mens det er fortsatt tid til å finne ut noe realistisk å gjøre.

Sjekk Ofte for å Minimere Hvor Langt Bak Du Faller

Ikke bare bør du sette tidsfrister ved viktige milepæler, men det er best å ha en viss frist om to ganger i uken, selv om det bare er selvvalgt.

Milepæler er når du gjør en vurdering av fremgangen din. Hvis du merker av i en gang i uken, kan du potensielt miste en hel uke igjen på jobb før du legger merke til hvor langt bak du har falt. Hvis du merker av i to ganger i uken, vil du merke at ting sklir når de er bare to eller tre dager bak.

Fange opp…Hvis Du Kan

Dette høres ganske harmløst ut, ikke sant? Det er bare en tre-dagers slip. Hvor lenge kan det muligens ta for å fange opp? For år, en del av hjernen min tenkte, “det vil ta tre dager for å fange opp fra en tre-dagers slip.” Eh, nei. Det er helt feil.

La oss anta at du bestemmer deg for å jobbe 25% overtid—ti timer i stedet for åtte— til du har fanget opp med savnet arbeid. Hver dag du har fortsatt å gjøre det full dags arbeid, og deretter gjør du 1/4 av tapte dagsverk. Det tar fire dager på overtid for å gjøre opp for en dag av glidning. Hvis du gled tre dager, vil det ta 12 dager (nesten tre arbeid uker) for å fange opp. Det er derfor det er fint å ha check-ins hver to til tre dager. Hvis du ventet en uke før du merker det glippe, det kan ta en hel måned på overtid for å fange opp, forutsatt at du kan jobbe så mye overtid og opphold tilregnelig.

Hvis Du ikke Kan Fange Opp, Endre Omfang

Selvfølgelig, vi vet begge at det å sette i 25% overtid for en måned er egentlig ikke kommer til å skje. Selv om du putter i timene, ville du være så stekt som en Charleston pickel ved slutten av dagen. Arbeidet ville suge. Og dessuten, du har et liv å leve, og spennende undertøy du trenger for å strikke! Du kan ikke råd til å smuldre inn en angst-ridd bunt av usikkerhet, bare fordi en spiss-haired bozo sjefen nekter å lytte til virkeligheten.

Og det er grunnen til at du planlagt din “første gang vet du det er for sent” milepæl. Når som et slips, det er på tide å sette seg ned med sjefen. Forklare situasjonen, og foreslår at du rescope resten av prosjektet, bare denne gangen med et mer realistisk tidsramme. Møtt med uomtvistelige bevis for at planen var urealistisk, sjefen din vil gi etter og gjenopprette prosjektplanen til fornuft.

I svært sjeldne tilfeller at sjefen fortsatt nekter å innse virkeligheten, kan det være på tide å ta saken i egne hender. De gamle Babylonerne oppfunnet mer enn bare sundials; de har også oppfunnet menneskelig offer. Du har strikkepinner. Kanskje det er på tide å ringe sjefen din, i for en mer intens, “hjerte til hjerte” – samtale.

Pyramidene kan ha vært gjennomført i henhold til planen, men siden da, ingenting annet har vært. Ikke stress det. Sett tidsfrister og store milepæler, slik at du kan overvåke fremgangen. Angi mini-tidsfrister hver to til tre dager for deg selv, slik du aldri falle for langt bak uten å merke det. Små glipper krever stort arbeid for å gjenopprette. Hvis sjefen din gir deg urealistiske mål, sørg for at du har en milepæl for første øyeblikk når du vil være i stand til å bevise til sjefen din at prosjektet må være rescoped. Og så, sett deg ned med sjefen din for at hjerte-til-hjerte og ta saken i egne hender. Din shmoopie er ivrige etter deres spennende undertøy, og det er en frist, vil du ikke vil gå glipp av.

Jeg er Stever Robbins. Følg GetItDoneGuy på Twitter og Facebook. Ønsker flotte festtaler på produktivitet, å Leve et Ekstraordinært Liv, eller entreprenørskap? Leie meg! Finn meg på http://SteverRobbins.com.

Bilde av timeglass © Shutterstock