Hur man Planerar på Rätt sätt med Deadlines och Milstolpar

0
7

Idag ska vi utforska hur man handskas med att halka efter på ett projekt. När vi alla levde lyckligt i naturen. Vi vandrade från träd till träd och åt frukt, tog ner en och annan sabeltandade tiger, och i allmänhet festade på vad naturen ger. Livet var bra! Det var också kort. Mycket kort. För kort. Något måste förändras.

Och något som gjorde. De gamla Babylonierna uppfann vetenskapen. Specifikt, solen ringer. Till sist, vi kunde hålla koll på tiden och samordna vår verksamhet på ett sätt som aldrig tidigare varit möjliga. Vi kan bygga pyramider, och se till att små bitar på toppen kom när vi var klara, efter att vi hade redan infört bitar i botten. Livet var bra (åtminstone om du var Farao).

Och naturligtvis, kronan på verket av våra nyfunna förmåga att styra tid är att för första gången i mänsklighetens historia, kan vi missa en deadline. Som öppnade upp den mänskliga rasen till en ny rad av känslor, allt från skam till ilska, uppgivenhet och bestörtning. Den mänskliga erfarenheten växte med stormsteg.

Du kan hålla dig från att drunkna i den synd för missade deadlines med några enkla projektledning tricks.

Se Till Att Dina Planer Är Realistiska

Du kan bara hamna på efterkälken om du har satt en milstolpe i första hand. Förmodligen, du har en deadline för att din planeringsprocessen ingår en noggrann genomgång av vad som behövde göras för att nå din slutprodukt. Om du planerar att sticka din shmoopie några spännande underkläder till sin födelsedag, underkläder bättre göras av den tid födelsedag rullar runt.

När du är scoping ut ditt projekt, se till att du väljer realistiska deadlines. Om du har aldrig lyckats sticka spännande underkläder i mindre än två månader, plan för att få igång åtminstone så långt i förväg.

Ange Mellanhand Tidsfrister

Tillsammans med din sista datum, välj några milstolpar som kommer att låta dig veta att du har gjort framsteg. Fyra veckor, bör du ha avslutat linningen och ett ben i underkläder. Om du missar deadline, du vet tidigt som du behöver för att skruva dessa stickor i hög växel.

Orealistiska Deadlines? Misslyckas Tidigt!

Detta låter bra och dandy. Men bara mellan oss, dina spetsiga-haired boss förmodligen gör scheman utan att egentligen ha hört någon som vet hur lång tid saker faktiskt tar. De kräver omöjligt resultat med orealistiska deadlines.

Så som en mellanliggande milstolpe för den snarast gång du tror att du kommer att kunna visa att schemat var absurt, löjligt omöjliga att uppnå. På det sättet, din chef kommer att vara tvungen att konfrontera den orealistiska schema så tidigt som möjligt, medan det fortfarande finns tid att fundera ut något som är realistiskt att göra.

In Ofta för att Minimera Hur Långt Bakom Dig Falla

Inte bara bör du ange tidsfrister vid stora milstolpar, men det är bäst att ha någon form av tidsfrist om två gånger i veckan, även om det bara är självpåtagna.

Milstolpar är när du utvärdera dina framsteg. Om du kolla in en gång i veckan, kan du komma att förlora en hel veckas arbete innan du märker hur långt bakom dig har fallit. Om du checkar in två gånger i veckan, du kommer att märka att saker och ting är halka när de är bara två eller tre dagar efter.

Fånga upp Om Du Kan…

Detta låter ganska harmlöst, eller hur? Det är bara en tre-dagars slip. Hur lång tid kan det tänkas ta att fånga upp? För några år delen av min hjärna tänkte: “det kommer att ta tre dagar för att fånga upp från en tre-dagars slip.” Er, nej. Det är helt fel.

Låt oss anta att du bestämmer dig för att arbeta 25% övertid—tio timmar i stället för åtta— tills du har fångat upp de missade arbete. Varje dag du har fortfarande att göra det hela dagen, och sedan gör du 1/4 av ett missat dagens arbete. Det tar fyra dagar av övertid för att kompensera för en dag av glidning. Om du halkade tre dagar, det kommer att ta 12 dagar (nästan tre veckor) för att fånga upp. Det är därför det är bra att ha check-ins varje två till tre dagar. Om du väntat en vecka innan märker slip, det kunde ta en hel månad av övertid för att fånga upp, förutsatt att du även kan arbeta så mycket övertid och förbli frisk.

Om Du inte Kan Fånga Upp, Ändra Din Räckvidd

Naturligtvis, vi vet båda två att sätta på 25% övertid under en månad inte faktiskt kommer att hända. Även om du sätter i timmar, skulle du vara stekt som en Charleston pickel i slutet av dagen. Ditt arbete skulle suga. Och dessutom, du har ett liv att leva, och spännande underkläder som du behöver för att sticka! Du har inte råd att falla sönder i en ångest-ridit bunt av osäkerhet, bara på grund av ett spetsigt-haired bozo chefen vägrar att lyssna till verklighet.

Och det är därför du planerat din “snarast gången du vet att det är för sent” milstolpe. När man glider, det är dags att sitta ner med chefen. Förklara situationen och föreslå att du rescope resten av projektet, bara den här gången, med en mer realistisk tidsram. Inför obestridliga bevis att schemat var orealistisk, att din chef kommer att vika och återställa din projektplan till sanity.

I den extremt osannolika händelsen att din chef fortfarande vägrar att se verkligheten som den är, kan det vara dags att ta saken i egna händer. De gamla Babylonierna uppfann mer än bara solur, de har också uppfunnit mänskliga offer. Du har fått stickor. Kanske är det dags att ringa din chef i en mer intensiv, “hjärta till hjärta” på samtalet.

Pyramiderna ha genomförts enligt plan, men sedan dess, något annat har varit. Stressa inte det. Deadlines och milstolpar så att du kan övervaka dina framsteg. Set mini-deadlines varje två till tre dagar för dig själv, så att du aldrig faller för långt bakom utan att märka det. Små glider kräver stort arbete för att återhämta sig. Om din chef ger dig orealistiska mål, se till att du har en milstolpe för det första ögonblick då du kommer att kunna bevisa att din chef att projektet måste vara mer eller mindre omfattande. Och då, sitta ner med din chef för att hjärta-till-hjärta och ta saken i egna händer. Din shmoopie är angelägna om att deras spännande underkläder, och det är en tidsfrist du inte vill missa.

Jag är Stever Robbins. Följ GetItDoneGuy på Twitter och Facebook. Vill ha bra anföranden om produktivitet, att Leva ett Extraordinärt Liv, eller entreprenörskap? Anlita mig! Hitta mig på http://SteverRobbins.com.

Bilden av timglas © Shutterstock