Hvordan til at Planlægge Ordentligt med Deadlines og Milepæle

0
73

I dag vil vi undersøge, hvordan man kan beskæftige sig med sakker bagud på et projekt. Når vi alle levede lykkeligt i naturen. Vi gik fra træ til træ og spiste frugt, tog ned en lejlighedsvis sabel-tandet tiger, og generelt feasted på hvilken som helst art, der leveres. Livet var godt! Det var også kort. Meget kort. Alt for kort. Noget måtte ændres.

Og noget, der gjorde. De gamle Babylonierne, opfundet videnskab. Specifikt, solen skiver. Til sidst, vi kunne holde styr på tid og koordinere vores aktiviteter på måder, der aldrig før var muligt. Vi kunne bygge pyramider, og sørg for, at de små stykker i toppen ankom da vi var klar, efter at vi allerede havde indført stykker i bunden. Livet var godt (i hvert fald, hvis du var Pharoah).

Og selvfølgelig, det kronen på værket af vores nyfundne evne til at styre tiden er, at for første gang i menneskets historie, vi kunne gå glip af en deadline. Der åbnes op for den menneskelige race til en ny række følelser, der spænder fra skam til vrede, fortvivlelse og modløshed. Den menneskelige erfaringer vokser ved leaps og bounds.

Du kan holde dig fra at drukne i skam for ubesvarede frister med et par enkle tricks project management.

Sørg For, At Dine Planer Er Realistiske,

Du kan kun falde, hvis du har sat en milepæl i første omgang. Formentlig, du har en deadline, fordi din planlægning proces indgår en nøje vurdering af, hvad der skulle gøres for at nå dit resultat. Hvis du planlægger at strikke din shmoopie nogle spændende undertøj til deres fødselsdag, undertøj bedre gøres ved den tid, fødselsdag, ruller rundt.

Når du tjekker dit projekt, skal du sørge for at vælge realistiske frister. Hvis du aldrig har formået at strikke spændende undertøj i mindre end to måneder, regner med at komme i gang mindst, at langt i forvejen.

Sæt Formidler Frister

Sammen med din endelige frist, vælge et par milepæle, der vil lade dig vide, at du har gjort fremskridt. Fire uger inden, du skal have afsluttet linning og en del af undertøjet. Hvis du går glip af denne frist, vil du vide tidligt, at du har brug for at skrue dem strikkepinde i højt gear.

Urealistisk Deadline? Undlader Tidligt!

Det lyder fint og dandy. Men bare mellem os, din spidse-haired boss sandsynligvis gør tidsplaner uden faktisk at konsultere nogen, der ved, hvor lang tid ting tager faktisk. De kræver umuligt resultater med urealistiske deadlines.

Så sæt et mellemliggende milepæl for snarest gang du tror, at du vil være i stand til at påvise, at tidsplanen var absurd, latterligt uopnåelige. Den måde, din chef vil blive tvunget til at konfrontere en urealistisk tidsplan, så tidligt som muligt, mens der stadig er tid til at finde ud af noget realistisk at gøre.

Ind i Ofte til at Minimere, Hvor Langt Bag Dig Falde

Ikke kun skal du sætte tidsfrister på store milepæle, men det er bedst at have en form for deadline om to gange om ugen, selv om det kun er selvforskyldte.

Milepæle er, når du tager bestik af dit fremskridt. Hvis du ind i endnu en uge, du kunne potentielt mister en hel uge værd af arbejde, før du opdager, hvor langt tilbage du er faldet for. Hvis du ind i to gange en uge, vil du bemærke, at tingene glider, når de er kun to eller tre dage bag.

Fange op…Hvis Du Kan

Det lyder ret uskyldigt, ikke? Det er kun en tre-dages slip. Hvor lang tid kan det muligvis tage til fange? For år, en del af min hjerne tænkte: “det vil tage tre dage at indhente fra en tre-dages slip.” Øh, nej. Det er helt forkert.

Lad os antage, at du beslutter dig for at arbejde 25% overarbejde—ti timer i stedet for otte, indtil du har fanget op med de mistede arbejdet. Hver dag, du stadig nødt til at gøre, at fuld dags arbejde, og så skal du gøre 1/4 af en glip af dagens arbejde. Det tager fire dage med overarbejde for at kompensere for en dag i skred. Hvis du gled tre dage, vil det tage 12 dage (næsten tre uger arbejde) til at fange op. Det er derfor, det er rart at have check-ins hver to til tre dage. Hvis du har ventet en uge, før mærke slip, kunne det tage en hel måned overarbejde for at indhente det forsømte, forudsat at du selv kan arbejde så meget overarbejde og blive rask.

Hvis Du ikke Kan Fange Op, Ændre Din Rækkevidde

Selvfølgelig, vi begge ved, at sætte i 25% overarbejde i en måned, der ikke er faktisk kommer til at ske. Selv hvis du lægger i de timer, ville du være så stegt som Charleston pickel ved udgangen af den dag. Dit arbejde vil sutte. Og desuden, at du har et liv at leve, og spændende undertøj, du er nødt til at strikke! Kan du ikke råd til at smuldre i en angst-redet bundt af usikkerhed, bare fordi en spidse-haired bozo boss nægter at lytte til virkelighed.

Og det er derfor, du planlagt din “snarest tid, du ved, det er for sent” milepæl. Når der en smutter, er det tid til at sætte sig ned med chefen. Forklare situationen, og foreslår, at du rescope resten af projektet, kun denne gang, med en mere realistisk tidsramme. Konfronteret med indiskutable beviser for, at tidsplanen var urealistisk, og din chef vil formilde og gendanne din projektplan til fornuft.

I den meget usandsynlige tilfælde, at din chef stadig nægter at se virkeligheden i øjnene, kan det være tid til at tage sagen i dine egne hænder. De gamle Babylonierne, opfundet mere end blot sundials; de har også opfundet menneskelige ofre. Du har fået strikkepinde. Måske er det tid til at ringe til din chef på for en mere intens, “hjerte til hjerte” samtale.

Pyramiderne kan have været gennemført i henhold til tidsplanen, men siden da, er der intet andet har været. Ikke understrege det. Sæt deadlines og større milepæle, så du kan overvåge dine fremskridt. Sæt mini-frister hver to til tre dage for dig selv, så du aldrig falde for langt bagud uden at bemærke det. Små sedler kræve en kæmpe arbejde at komme sig. Hvis din chef giver dig urealistiske mål, sørg for at have en milepæl for det første øjeblik, hvor du vil være i stand til at bevise over for din chef, at projektet har behov for at blive redefineret for. Og så sætte sig ned med din chef om, at hjerte-til-hjerte og tage sagen i dine egne hænder. Din shmoopie er ivrig for deres spændende undertøj, og der er en deadline, du vil ikke ønsker at gå glip af.

Jeg er Stever Robbins. Følg GetItDoneGuy på Twitter og Facebook. Ønsker store keynote taler om produktivitet, at Leve et Ekstraordinært Liv, eller iværksætteri? Ansætte mig! Find mig på http://SteverRobbins.com.

Billede af timeglas © Shutterstock