Virtuelle Teams: So überwinden Sie Raum und Zeit | Stephan Heinrich

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Die Zeiten, in denen Teams nur dann an einem Strang ziehen konnten, wenn sie gemeinsam in einem Büro saßen, sind vorbei: Ein Großteil aller Beschäftigten arbeitet mittlerweile regelmäßig mit Menschen zusammen, die sich an einem anderen Standort befinden. Häufig müssen sogar unterschiedliche Zeitzonen überbrückt werden. Diese Entwicklung stellt sowohl die einzelnen Teammitglieder als auch ihre Führungskräfte vor enorme Herausforderungen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie es Ihnen gelingt, Raum und Zeit zu überwinden und virtuelle Teams zu formen, die effizient Hand in Hand zusammenarbeiten.

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Was sind virtuelle Teams?

Unternehmen streben nach Wachstum und eröffnen immer neue Büros an verschiedenen Standorten. Im Vertrieb ist dieses Vorgehen von wesentlicher Bedeutung, denn je näher Verkäufer am Kunden sind, desto besser können sie ihre Zielgruppe betreuen. Auch das Home-Office setzt sich in immer mehr Branchen durch, was dazu führt, dass die Zahl der persönlichen Kontakte zwischen Kollegen stetig abnimmt. Statt gemeinsam an einem Tisch zu sitzen und dort eine Basis zu finden, kommunizieren virtuelle Teams elektronisch via Handy und Internet. Für Führungskräfte wie Mitarbeiter bedeutet das, dass sie umdenken müssen, um trotz der fehlenden räumlichen Nähe eine effektive Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Herausforderungen für virtuelle Teams

Da Face-to-Face-Treffen bei virtuellen Teams selten sind, sind auch die Möglichkeiten für einen produktiven persönlichen Austausch begrenzt. Kein Wunder also, dass virtuelle Teams häufig förmlicher miteinander umgehen als Mitarbeiter, die sich Tag für Tag sehen. Die Konsequenz: Statt sich ausschließlich auf Inhalte fokussieren zu können, sind virtuelle Kollegen oft damit beschäftigt, den richtigen Ton zu treffen und Aussagen ihrer Ansprechpartner zu hinterfragen. Auch das Gefühl des Zusammenhalts, welches für ein produktives Miteinander so wichtig ist, bleibt in virtuellen Teams häufig Mangelware.

Wollen Sie Ihre über alle Welt verstreuten Mitarbeiter trotz der ungünstigen Voraussetzungen zu einem funktionierenden Team machen, weisen die folgenden drei Schritte den Weg:

Schritt 1: Virtuelle Teammitglieder kennenlernen

Vertrauen ist einer der wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Deshalb ist es wichtig, dass Mitarbeiter ihre Kollegen nicht nur beim Namen kennen, sondern auch Gelegenheit bekommen, sich auf einer persönlichen Ebene zu begegnen. Möglich wird das beispielsweise im Rahmen eintägiger Treffen oder mithilfe ausführlicher Videokonferenzen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, damit sich jedes Teammitglied ausführlich vorstellen kann – inklusive Informationen zu Höhen und Tiefen des bisherigen Lebens, Hobbies oder Familie. Auf diese Weise können Gemeinsamkeiten gefunden werden und Kollegen sind in der Lage, Gesichter und Namen mit emotionalen Geschichten zu verknüpfen. Diese Art des persönlichen Austauschs stärkt die Beziehungen innerhalb virtueller Teams und auch Kollegen im selben Büro können ihre Verbindungen intensivieren.

Schritt 2: Natürliche Talente und Stärken fördern

Um innerhalb eines virtuellen Teams Talente und Stärken aufzudecken, können Sie mit einem Fragenkatalog arbeiten. „Was war Ihr größter Erfolg? Was macht Ihnen an Ihrer Arbeit Spaß? Wobei können Sie Hilfestellung geben? Wie würden Ihre Freunde Sie beurteilen?” Wenn Sie die Mitglieder Ihres virtuellen Teams dazu animieren, sich gegenseitig Fragen wie diese zu stellen, legen Sie den Grundstein für ein Umfeld, das von Vertrautheit geprägt ist und in dem jeder Einzelne mit seinen Stärken zur Geltung kommt.

Im Anschluss sollten Sie eine Stärkenmatrix erarbeiten, die visuell festhält, wer was besonders gut kann. Diese Matrix bildet die Basis dafür, dass Sie innerhalb des großen virtuellen Teams kleinere Gruppen bilden können. Wenn beispielsweise fünf Mitarbeiter ein Talent für die Neukundenakquise haben, ist es sinnvoll, aus diesen Kollegen ein starkes Powerteam zu formen. Der Zusammenhalt wird auf diese Weise weiter gestärkt und Ihre Mitarbeiter bekommen die Möglichkeit, sich mit Aufgaben zu beschäftigen, die ihnen liegen.

Ähnlich wichtig ist auch eine durchdachte und gemeinsam erstellte Teamagenda. Im Vertrieb gibt es Ziele, die erreicht werden müssen. Wenn Sie diese Ziele bewusst mit den Talenten Ihrer Mitarbeiter verknüpfen, haben Sie bessere Erfolgschancen und Ihr Unternehmen kann von hochmotivierten Verkäufern profitieren. Achten Sie darauf, dass die einzelnen Ziele klar miteinander verbunden sind, denn je öfter Menschen sich absprechen müssen, um ihr Vorhaben zu erreichen, desto stärker wird auch ihr Zusammengehörigkeitsgefühl.

Schritt 3: Strukturierte Kommunikation

Eine strukturierte Kommunikation bildet den Grundstein für den Erfolg Ihres Teams. Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Planung:

  • Welche Konferenzen sind wichtig für das gesamte Team?
  • Wer nimmt an welchen Meetings teil? (Hier gilt: So viele wie nötig, so wenige wie möglich.)
  • Was ist der Kanal für eine dringende Kommunikation?
  • Welche Response Time wird für eine optimale Zusammenarbeit benötigt?

Eine regelmäßige synchrone Kommunikation stellt sicher, dass Sie den Überblick über die Arbeit Ihrer Mitarbeiter und den Stand der Projekte behalten.

Videoanrufe sind das Mittel der Wahl, wenn Besprechungen zeitgleich mit mehreren Teammitgliedern stattfinden sollen. In diesem Rahmen können Probleme besprochen und gelöst werden und die Motivation am Teamerfolg teilzuhaben steigt, da jeder sieht, was andere bereits erreicht haben. Bestenfalls räumen Sie zu Beginn jedes virtuellen Meetings ein paar Minuten für die persönliche Kommunikation ein, um die Beziehungen innerhalb Ihres Teams zu festigen.

Neben der synchronen Kommunikation ist auch die asynchrone Kommunikation von Bedeutung. Sie ermöglicht eine schnelle und effiziente Arbeitsweise und wird beispielsweise durch Projektmanagement-Tools gefördert, die es Ihren Teammitgliedern erlauben, ortsunabhängig auf wesentliche Informationen zuzugreifen. Verläufe, Abhängigkeiten und Fristen sind für alle Beteiligten sichtbar, die kontextbezogene Kommunikation bleibt gespeichert und eingefügte Dokumente sichern einen optimalen Wissenstransfer. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um die Zusammenarbeit Ihres virtuellen Teams bestmöglich zu koordinieren.

Sind Sie bereit für eine erfolgreichere Zukunft?

Virtuelle Teams sind in der Arbeitswelt mittlerweile fest etabliert. Aufgrund der Hürden, die Teammitglieder und Führungskräfte überwinden müssen, fällt die Zusammenarbeit aber häufig noch schwer. Wollen Sie den Erfolg Ihres virtuellen Teams steigern, liegt der Schlüssel in der Art Ihrer Kommunikation. Nutzen Sie die synchrone Kommunikation, um persönliche Beziehungen zu pflegen, den Teamzusammenhalt zu stärken sowie Probleme und Ziele zu besprechen. Mithilfe einer ausgereiften asynchronen Kommunikation kann die Zusammenarbeit dann optimal abgestimmt werden. Kollegen müssen sich nicht mehr an einem Ort oder in der gleichen Zeitzone befinden, um gemeinsam als Team erfolgreich zu sein!

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre weit verstreuten Mitarbeiter zu einem virtuellen Powerteam vereinen? Dann hören Sie sich meinen aktuellen Sales-up-Call mit Peter Ivanov an. Der Experte für internationales Management verrät im Interview, wie Sie Ihre Außendienst-Mitarbeiter zu virtuellen Teamplayern machen.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit diesem Thema? Hinterlassen Sie mir gerne einen Kommentar

  • … wie globale Konferenzen für alle Teilnehmer angenehmer werden.
  • … warum selbst weniger ehrgeizige Mitarbeiter von virtuellen Teams profitieren.
  • … wie Sie eine Roadmap für Ihr virtuelles Team erstellen, die für Zusammenhalt und Erfolg sorgt.
  • … welche zusätzlichen Rollen Teammitglieder gerne annehmen.
  • … weshalb verschiedene Kulturen kein Hindernis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sind.